Spesenabrechnung

Willkommen

Herzlich willkommen zur Erklärung der App Spesenabrechnung! 

Mit dieser App könnt ihr eure Spesen einfach und effizient verwalten. Diese Einführung wird euch zeigen, wie die App in Odoo integriert ist und wie ihr sie optimal nutzen könnt.

Die Spesenabrechnung ist unterteilt in zwei wichtige Bereiche, die jeweils eigene Unterseiten in unserer Wissensdatenbank haben:

1. Ausgaben: Hier findet ihr eine umfassende Anleitung, wie ihr eure Spesen ins System hochladen könnt. Dazu gehört auch die Abwicklung von Ausgaben, von der Erfassung bis zur Genehmigung und Auszahlung. Diese Seite bietet euch detaillierte Schritt-für-Schritt-Erklärungen, um sicherzustellen, dass eure Ausgaben korrekt und vollständig erfasst werden.

2. Reiseabrechnung: Auf dieser Unterseite wird erklärt, wie ihr eure Reisen abrechnen könnt. Dabei werden alle relevanten Prozesse beschrieben, die bei der Reisekostenabrechnung zu beachten sind. Von der Beantragung über die Dokumentation bis zur finalen Abrechnung.

Unterschiede DE und AT

Bitte beachtet, dass es oftmals Unterschiede in der Erfassung von Spesen für österreichische und deutsche Mitarbeiter:innen geben kann! Diese Unterschiede sind in den jeweiligen Kapiteln vermerkt und erläutert, sodass ihr sicherstellen könnt, dass alle gesetzlichen und unternehmensinternen Vorgaben korrekt beachtet werden.

Spesen erklärt

Spesen aus Sicht der Buchhaltung sind Ausgaben, die Mitarbeiter im Rahmen ihrer dienstlichen Tätigkeit tätigen und vom Arbeitgeber erstattet bekommen. Dabei handelt es sich um Kosten, die beruflich veranlasst und belegt sein müssen. Diese Ausgaben werden typischerweise in der Buchhaltung auf spezifischen Konten erfasst und entsprechend steuerlich berücksichtigt.

Typische Beispiele für Spesen

1. Reisekosten
2. • Bahn-, Bus- und Flugtickets
   • Taxifahrten
   • Kraftstoffkosten bei Nutzung eines privaten Fahrzeugs für dienstliche Zwecke
   • Hotelübernachtungen
   • Verpflegungsmehraufwendungen/ Diäten (Tagespauschalen)
3. Bewirtungskosten
4. • Geschäftsessen mit Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern
   • Getränke und Snacks während dienstlicher Besprechungen
5. Übernachtungskosten
6. • Hotelzimmerkosten bei Dienstreisen
   • Unterkunftskosten bei längerfristigem Aufenthalt am Einsatzort
7. Kommunikationskosten
8. • Telefongebühren (z. B. dienstliche Gespräche mit privatem Handy)
   • Internetkosten bei dienstlicher Nutzung
9. Fort- und Weiterbildungskosten
10. • Seminar- und Konferenzgebühren
    • Schulungsunterlagen
    • Reisekosten zu Fortbildungsveranstaltungen
11. Parkgebühren und Mautkosten
12. • Parkhausgebühren während einer Geschäftsreise
    • Maut- und Tunnelgebühren
13. Sonstige Spesen
14. • Eintrittskosten für Fachmessen oder Branchenevents
    • Trinkgelder im dienstlichen Rahmen
    • Büroartikel, die unterwegs gekauft werden mussten (z. B. Notizblöcke, Stifte)

Besonderheiten bei der Verbuchung

• Spesen müssen belegt und nachvollziehbar dokumentiert sein (Belege, Quittungen, Rechnungen).
• Sie werden meist auf Konten wie "Reisekosten", "Bewirtungskosten" oder "sonstige betriebliche Aufwendungen" gebucht.
• Steuerlich gelten teilweise Pauschalbeträge (z. B. Verpflegungspauschalen), die die Abrechnung vereinfachen. 

Aufzeichnung roosi Xchange zum Thema Spesenabrechnung

Wir hoffen, dass euch diese Erklärung die Arbeit erleichtert und freuen uns auf euer Feedback! Bei Fragen steht euch wie immer unser PMO-Team zur Verfügung:  ​melanie.bernert@roo.si, aramazt.khabayan@roo.si und klaus.leithner@roo.si.

Viel Spaß mit der App!