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Mentoring - Onboarding Odoo

Liebe Mentoren,

um den Start für unsere neuen Mitarbeiter bestmöglich zu gestalten und einen guten Überblick für dich als Mentor zu gewähren, geben wir dir für das Onboarding-Projekt in Odoo einen Leitfaden mit.

Hier erfährst du Schritt für Schritt welche Punkte wichtig sind um den neuen Mitarbeiter einzuführen.

Der generelle Zeitaufwand für Mentoren und Mentis soll in der App "Zeiterfassung" gebucht werden. Konkret wird dafür das Projekt "0000.07 ROOSI MENTORING" verwendet. Eine eigene Aufgabe wird durch die IT im Zuge der Benutzeranlage in diesem Projekt für jeden neuen Mitarbeiter erstellt. Die Aufgabe im Projekt wird mit "Mentoring Vorname Nachname" des neuen Mitarbeiters benannt. Auf diese Aufgabe soll dann gebucht werden.

Vergewissere dich bitte in der App Projekt, dass der neue Mitarbeiter auch Zugriff auf diese eine Aufgabe hat:

(Beispiel für die Zuweisung der Aufgabe für den neuen Mitarbeiter: Klaus Leithner = Mentor; Test Dummy AT = neuer Mitarbeiter.)

Zeiterfassung

Die Zeiterfassung kann wie folgt aussehen:

Zugangsdaten

E-Mail mit den Login-Daten wird automatisch an den neuen Mitarbeiter ausgesendet.

Nach dem ersten Login soll das Passwort umgehend geändert werden (Erklärung im Einführungsvideo).

Einführungsvideo

Zur ersten Übersicht wird empfohlen, dass sich der Mitarbeiter das Einführungsvideo ansieht. Zu finden in der Odoo App Wissensdatenbank > Odoo Tipps und Tricks > Einführungsvideo.
Im Einführungsvideo werden folgende Schritte erklärt:

Dashboard mit Apps 0:35
Mein Profil 1:45
Mitarbeiter-App 8:11
Anwesenheiten 11:01
Abwesenheiten 15:01
Dokumente 19:32
Odoo App Version vs. Browser 24:01
Handy-Version 24:44

Dabei kann kurz auf jeden Punkt eingegangen und hinterfragt werden, ob alles verstanden wurde. Zudem kann gemeinsam eine korrekte Anmeldung der Zeiterfassung durchgeführt werden.

Falls der neue Mitarbeitende angehalten ist, Projektzeiten zu erfassen, werden zusätzlich die Funktionen der App "Zeiterfassung“ und der App "Projekt“ erklärt.

Verweis auf die Wissensdatenbank in Odoo. Die Unterseiten "Tipps und Tricks für den Einstieg" und "Tipps und Tricks für den Alltag" durchlesen lassen. Wenn Projektzeiten erfasst werden, zusätzlich auf die Unterseite Projektmanagement mit dem Artikel "Zeiterfassung" verweisen.

Projekt Onboarding

Für jeden Mitarbeiter wird in der App Projekt ein eigenes Onboarding-Projekt angelegt. Das Projekt wird mit dem Namen des Mitarbeiter wie folgt benannte: "Onboarding Vorname Nachname". Der Mentor und der Vorgesetzte werden als Follower zu dem Projekt hinzugefügt, das heißt, ihnen ist ein kompletter Überblick gewährleistet.

Es befinden sich insgesamt 19 Aufgaben in diesem Projekt. Diese 19 Aufgaben sind an verschiedenste Abteilungen gerichtet. Zwei Aufgaben sind dem Mitarbeiter zugeordnet "1. Arbeitstag bei roosi" und "DSGVO teilnehmen". Die erste Aufgabe ist innerhalb der ersten Woche zu erledigen. Dabei ist es wichtig, dass alle Punkte der Checkliste vom neuen Mitarbeiter durchgeführt und abgehakt werden.

Allgemeine Informationen

Die Abteilung Finance teilt jede Aufgabe den jeweiligen Zuständigen zu.
Außerdem berechnet und trägt Finance die Frist ein. Die Frist der jeweiligen Aufgabe ist einzuhalten.
Falls weitere Zuweisungen oder Follower-Anfragen notwendig sind, wird die PMO-Abteilung informiert (siehe Unterpunkt "Fragen“).
Jeder Zuständige ist verpflichtet, seine aktuelle Aufgabe von der Phase “Backlog“ in “Doing“ und nach Abschluss in “Done“ zu verschieben.
Am Ende der Mentorenschaft ist die Aufgabe "Feedbackgespräch Mentor" durchzuführen.
Am Ende der Probezeit überprüft der Vorgesetzte, ob alle Aufgaben des Projekts erledigt wurden.

Fragen

Bei Fragen zum Thema Onboarding in Odoo wende dich bitte an das Projekt-Management-Team aramazt.khabayan@roo.si, melanie.bernert@roo.si oder klaus.leithner@roo.si.

Wir unterstützen dich gerne bei der Einführung des neuen Mitarbeiters!